איך מעקב הוצאות והכנסות יעזור לכם להגשים מטרות?

תשאלו כל רו"ח מהם שני הדו"חות החשובים ביותר להבנת מצבה הפיננסי של חברה, והוא ידקלם לכם מתוך שינה: "שווי נקי" ו"תזרים מזומנים". בעולם העסקי אלו שני דוחות שכל עסק חייב להכיר. גם בחיים עצמם, מחוץ לעולם העסקים, אלו כלים שימושיים שיכולים לסייע לנו להבין את מצבנו הפיננסי, לתכנן קדימה ולקבל החלטות פיננסיות. על "שווי נקי" תוכלו לקרוא כאן. הפוסט הזה יעסוק באופן שבו נוכל להשתמש בתזרים מזומנים לתכנון כלכלת הבית שלנו. בקישור הזה תוכלו להוריד, בחינם, את הקובץ שיצרתי ובו אני משתמש באופן אישי ובעיניי הוא הנוח והמקיף ביותר שקיים.

מה זה בכלל תזרים מזומנים? 

תזרים המזומנים הוא, בפשטות, סך כל ההכנסה שלכם פחות סך כל ההוצאות שלכם במהלך תקופה נתונה, לצורך העניין - חודש. אם סך ההכנסות גדול מסך ההוצאות אנחנו קוראים לזה "תזרים חיובי" ולמצב ההפוך אנחנו קוראים "תזרים שלילי". תזרים מזומנים חיובי מעיד על כך שבסוף החודש נשאר לכם כסף שאותו תוכלו לחסוך או להשקיע בצבירת נכסים ואילו תזרים מזומנים שלילי מאותת לכם שאתם חיים מעבר ליכולת הכלכלית שלכם ואתם "אוכלים" חסכונות או צורכים היום על חשבון העתיד, באמצעות הלוואה. 

תרשים זרימה של תזרים מזומנים חיובי ושלילי

בואו נבחן את התרשים המצורף. רובנו ממירים מדי חודש זמן ומאמץ (עבודה) בכסף, אלו ההכנסות. מתוך ההכנסות אנחנו משלמים את ההוצאות שלנו. אם סך ההוצאות שלנו גדול מסך ההכנסות, נוצר גירעון שמכוסה באמצעות שימוש בחסכונות או באמצעות לקיחת הלוואה. אין אפשרות אחרת. אגב, למי שלא סגור על זה - מינוס בבנק זו הלוואה. מכיוון שלהלוואה יש עלות בדמות ריבית, החזר ההלוואה והריבית מתווספות לצד ההוצאות במשוואה ומכבידות עליו. בהעדר גידול בהכנסות, הגירעון החודשי יעמיק, מה שיחייב נטילת חובות נוספים. מכיוון שגם הריבית עצמה נושאת ריבית (ריבית דריבית) נטל ההוצאות הולך גדל וכתוצאה מכך, עלינו להגדיל את הזמן והמאמץ שאנחנו משקיעים ביצירת הכנסות, רק בשביל לראות את ההוצאות ממשיכות להאמיר. הזמן הוא הגורם המוגבל היחיד במשוואה הזו והמסלול בדרך זו הוא לכיוון אחד - הגדלת החובות עד למצב שכמעט בלתי ניתן לצאת ממנו ללא היעזרות בגורם מקצועי. 

לעומת זאת, אם אנחנו מצליחים לשמור על תזרים מזומנים חיובי, ההכנסות שלנו גדולות מההוצאות ונוצר לנו חיסכון, אותו נוכל להפוך לנכס (דוגמת נדל"ן, נייר ערך, פיקדון וכו') אשר ישיא לנו תשואה או ריבית. התשואה מהנכס תיכנס, בסופו של דבר, לצד ההכנסות ותגדיל לאורך זמן את החסכונות שלנו, מה שיפנה לנו יותר כסף לטובת השקעות נוספות, שבתורן ישיאו עוד תשואה שתיכנס גם היא לצד ההכנסות. לאורך השנים המעגל הזה יצבור תאוצה, ובהתאם התלות שלנו בזמן ובמאמץ המושקעים ביצירת הכנסות תפחת ובסופו של דבר, בתקווה, נוכל לנתק לחלוטין את התלות הזו. 

כל הדרכים לוודא שאתם בתזרים מזומנים חיובי עוברות דרך מעקב הוצאות והכנסות. ישנן שיטות רבות לבצע מעקב כזה. יש שיעדיפו לבצע מעקב יומיומי ברמת השקל, ויש שיעדיפו מעקב קצת פחות מדוקדק ברמה חודשית. עבור פזרנים כרוניים ישנן שיטות מסורתיות יותר שנועדו לסייע לנו להגביל את עצמנו בהוצאות, כמו שיטת המעטפות לפיה מחלקים בתחילת החודש כסף מזומן למעטפות על פי סוג ההוצאה. וריאציה עדכנית יותר של השיטה מתבססת על כרטיסי תשלום נטענים. גם מגוון הכלים גדול, דף ועט יעשו את העבודה עבור חלקכם. אחרים יעדיפו אפליקציות שמתחברות ישירות לחשבונות הבנק והאשראי שלכם ומתעדות עבורכם אוטומטית (במקרה כזה, בדקו שהאפליקציה עומדת ברגולציה של "בנקאות פתוחה"). אפליקציות אחרות מאפשרות להזין ידנית הכנסות והוצאות ולקבל גרפים יפים ותובנות על מגמות. אני אישית מעדיף לתעד את ההוצאות שלי באמצעות קובץ גוגל שיטס שבניתי לעצמי, ובו אני מתעד את כל ההכנסות וההוצאות מאז שנת 2017. הקובץ עבר מספר גלגולים ושינויים כאשר בשלב מסוים, התחלתי לשתף את הקובץ עם חברים, בני משפחה ובהמשך גם לקוחות. בסוף הפוסט אציג גם הצעה נוחה כיצד לבצע את המעקב בפועל באופן שלא ידרוש מכם יותר מכמה דקות בשבוע. 

למה לבצע מעקב הכנסות והוצאות?

1. הבנת מצבכם הכלכלי לתיעוד הכנסות והוצאות והבנת התזרים שלכם יש תועלות רבות. ראשית, התזרים משקף באופן אמיתי את מצבכם הפיננסי ומייצר בהירות לגבי היכולות הכלכליות שלכם. רוב האנשים יודעים להעריך במידה טובה את ההכנסות החודשיות שלהם, אבל ייתכן שתופתעו, לחיוב או לשלילה, שההערכות שלכם לגבי ההוצאות שלכם רחוקות מהמציאות. התזרים יבהיר לכם האם אתם חיים מעבר ליכולת הכלכלית או שאולי אתם מסוגלים להרשות לעצמכם להוציא קצת יותר על דברים שחשובים לכם, או להשקיע את החסכונות על מנת לייצר תשואות והכנסות עתידיות.
   

2. בקרה באופן טבעי, כאשר מבצעים מעקב הוצאות והכנסות, מתחילים לבצע גם בקרה מסוימת על ההוצאות שלנו. יתכן ותגלו הוצאות מיותרות כמו מנויים לשירותים שנרשמתם אליהם ואתם כבר לא משתמשים בהם, או שהגיעה העת להתקשר לחברות הסלולר, האינטרנט או הכבלים לבקש שוב את המחיר המשתלם שהציעו לכם כשהצטרפתם ועלה בתום תקופת ההנחה למחיר מוגזם. מדי פעם תגלו חיובים כפולים או שגויים או הוצאות חריגות שמצריכות בדיקה וטיפול.
   

3. התייעלות מעקב מתמשך על ההוצאות שלכם, ילמד אתכם הרבה מאד על עצמכם ויעזור לכם לאתר מקומות שבהם תוכלו להתייעל מבחינת הוצאות. למשל, תוכלו לראות כמה כסף אתם מוציאים על קניות בסופר ובמכולת, והאם ניתן לתכנן את הקניות בצורה חכמה יותר. אולי גם תגלו שאתם מוציאים סכומי כסף גבוהים ממה שציפיתם על אוכל בחוץ, כאשר עם קצת תכנון שבועי תוכלו להוציא פחות ולאכול בריא יותר (ולפעמים גם טעים ומגוון יותר). ייתכן שתזהו שבלי מאמץ רב, ניתן להתייעל גם בתחום התחבורה והוצאות הדלק. 
   

4. תכנון לאחר תקופה מסוימת של מעקב, תתחילו לגלות דפוסים מסוימים בתזרים שלכם. הדפוסים האלו יעזרו לכם לתכנן טוב יותר את ההוצאות הגדולות שלכם, וגם את תוכנית ההשקעות שלכם. אני, למשל, גיליתי שבבית שלנו, באופן עקבי, חודש יולי הוא החודש עם ההוצאות הכבדות ביותר, כאשר לרוב בחודש זה ההכנסות שלנו קטנות מהממוצע. הגילוי הזה עזר לנו להבין שאנחנו צריכים להיערך לכך כבר בחודש מאי ולשים כסף "בחניה" נזילה וזמינה שישמש אותנו בעת הצורך. הבנת תזרים המזומנים שלכם תוכל גם לסייע לכם לקבל החלטות כלכליות בצורה מושכלת. אם אתם מתכננים לקנות דירה, תוכלו להעריך בצורה טובה יותר את גובה ההחזר החודשי שאתם מסוגלים לעמוד בו. תוכלו גם לענות בקלות יותר על שאלות כמו האם אנחנו מסוגלים להחזיק רכב נוסף או מה תהיה ההשפעה התזרימית של מעבר מגן פרטי לגן עירייה.
   

5. תחושת מסוגלות ואחריות היתרון החשוב ביותר בעיני הוא בכלל יתרון פסיכולוגי. מעקב אחר התזרים שלכם הוא צעד חשוב ומשמעותי ללקיחת אחריות מלאה על הפיננסים שלכם. גם אם בתחילת הדרך, זה עשוי להיות מלחיץ ומבלבל, לאורך זמן התזרים יעזור לכם לייצר ביטחון ותחושת מסוגלות. באופן אישי, את דרכי בעולם הפיננסי, התחלתי באמצעות מעקב אחר ההוצאות וההכנסות של הבית שלנו. משם התחלתי להתגבר על הפחד מפני עולם שאז נתפס בעיני כמבלבל ורווי במונחים שנשמעו לי כמו ג'יבריש של אנשי מקצוע בחליפות. ברגע שתשלטו בתזרים המזומנים שלכם, תצברו ביטחון וכנראה תרצו להעמיק ולהתחיל ללמוד על השקעות, על פנסיה וביטוחים. 

נשמע טוב, אבל זה דורש מלא זמן, לא? 

ישנן דרכים רבות לבצע מעקב אחר התזרים. השיטה עצמה אינה חשובה במיוחד, הדבר החשוב ביותר הוא שהשיטה תתאים לכם, לאורח החיים שלכם ולהעדפות שלכם. שירותים כמו riseup ו-Familybiz יעשו את זה עבורכם, בתשלום, באופן אוטומטי. היתרון שלהן נעוץ בפשטות ובנוחות, אך בביצוע האוטומטי אנחנו מאבדים חלק מהיתרונות שיש למעקב ידני. ההוצאה של המעקב למיקור חוץ משאירה אותנו תלויים בגורם חיצוני ועשויה שלא לתרום לתחושת המסוגלות. במהלך השנים בהן אני מבצע מעקב, שכללתי את השיטה שלי כך שהיא לא דורשת ממני יותר מ-10 דקות בשבוע. את קובץ הגוגל שיטס בו אני משתמש תמצאו כאן, בתוכו תמצאו לשונית "הנחיות" מפורטת לשימוש בקובץ. 

השיטה עצמה מתבססת על שימוש באשראי בלבד, למעט מספר מועט של הוצאות ספציפיות בהן אני משתמש במזומן, כמו תספורת אצל ספר. באופן זה, כלל ההוצאות למעשה כבר מתעודות בפירוט באתר חברת האשראי ולי נותר פעם בשבוע להוריד את הקובץ מהאתר של החברה, למחוק ממנו פרטים לא רלוונטיים, ולהעתיק ממנו את העמודות הנחוצות לקובץ שלי ולהוסיף את הקטגוריות לכל הוצאה. לאחר מכן, אני נכנס לחשבון הבנק ומעתיק ממנו את הוראות קבע וחיובים כמו תשלום משכנתא, החזרי הלוואות ועמלות. בהזדמנות זו אני כבר מעתיק את פרטי ההכנסות כפי שמופיעות באתר הבנק. את הוצאות המזומן הבודדות שאני מבצע אני שולח בקבוצת ווטסאפ ייעודית שלי ושל אשתי, ברגע הביצוע, וממנה מעתיק אחת לשבוע לקובץ. מכיוון שאני עושה את זה פעם בשבוע, לא מדובר על כמות מידע גדולה ולכן כל הסיפור הזה לוקח עד 10 דקות, ולרוב אפילו פחות. למרות זאת, ביומן אני מקדיש לכך שעה שלמה, כך שאם אני מזהה בעיות המצריכות טיפול אני מטפל בהן באותו הרגע. הפעמים בהן ישנן בעיות המצריכות טיפול הן די נדירות, ולכן יתר הזמן מוקדש ללימוד והרחבת הידע הפיננסי שלי.

זו השיטה שלי ועבורי היא עובדת מעולה. זה לא אומר שאתם חייבים להעתיק אותה כפי שהיא. יתכן ותעדיפו לעשות לעצמכם מעקב יומי, או אולי דווקא חודשי. ייתכן ששימוש באשראי בלבד אינו נוח עבורכם, או שיש לכם שימושים רבים במזומן (לגיטימיים, כמובן. לא שופט…) שמצריכים שיטה אחרת. השיטה הזו גם דורשת הבנה, בסיסית אמנם, באקסל. אם אתם חוששים מאקסל או מנהלים את כל חייכם בטלפון ואין לכם מחשב נגיש, אז אולי תעדיפו אפליקציה אוטומטית או ידנית כלשהי. יכול להיות גם שתיעוד ברמה של כל הוצאה עושה לכם צמרמורת, ותעדיפו משהו קצת פחות מדויק. זה בסדר. העיקר שתתחילו לעקוב איכשהו, תמיד תוכלו לבצע התאמות בהמשך.